Secrétaire Pôle Protection Judiciaire - Conseil Departemental de la Moselle H/F - Conseils départementaux

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Rattaché au Pôle Territorial protection judiciaire de Forbach Saint-Avold Chef de Service du Pôle Protection Judiciaire Saint Thiebault Metz-Est, la secrétaire assure les missions transversales du socle commun des secrétaires de territoire.
Vous assurez également les missions spécifiques du secrétariat de Pôle Protection Judiciaire, à savoir :
- le secrétariat du Chef de Service du Pôle Protection Judiciaire Saint Thiebault Metz Est et/ou de l'équipe,
- le suivi administratif des outils de pilotage du Pôle Protection de l'Enfance,
- la gestion administrative des dossiers des enfants confiés
- favoriser la coordination en veillant à la transmission des informations,
- participer à la mise en oeuvre du travail pluridisciplinaire et transversal au service des usagers,
- peut être amenée à participer à la rotation des remplacements pour assurer la continuité de l'accueil du public des Centres Moselle Solidarités, sous l'autorité fonctionnelle du Délégué de Territoire en lien avec les Chefs de Service concernés.

Accueil, orientation, renseignements :
Accueillir le public en direct ou par téléphone, le renseigner, l'orienter.
Accueillir les usagers de la Maison du Département.
Activités spécifiques du secrétariat de pôle :
Gestion du courrier entrant et sortant,
Rédaction de courrier et/ou notes du Chef de Service du Pôle,
Ouverture et gestion des dossiers ,
Transmettre des bilans et des notes au Juge pour Enfants et au service social de secteur,
Informer le bureau Accueil Familial du placement de l'enfant en famille d'accueil ou de son départ et toute modification dans la situation de la famille d'accueil,
Traiter les demandes financières,
Assurer l'archivage et le classement des dossiers,
Elaborer des statistiques,
Tenue de divers plannings du personnel.
En remplacement et dans le cadre de la continuité du service public :
Participer à la rotation des remplacements pour assurer la continuité de l'accueil du public des Centre Moselle Solidarités,
Mettre en forme des notes et rapports.

Connaître la législation sociale et médico-sociale, ainsi que le champ d'intervention des travailleurs sociaux, médico-sociaux du Département et autres institutions.
Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique, dans le respect du secret professionnel et de l'usager.
Maitriser les techniques de gestion des conflits et d'accueil des publics difficiles.
Connaître le cadre législatif du dispositif de protection de l'enfance, la politique départementale (schéma) et les différents intervenants.
Maîtriser les procédures mises en place par le Conseil Départemental de la Moselle.
Posséder des qualités d'organisation, de gestion et de discrétion.
Maîtriser les procédures institutionnelles et les circuits des courriers.
Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et logiciels métier utilisés en interne (environnement SOLIS dont modules RSA, DUDE, Publipostage, CAFPRO).
Maitriser les techniques de secrétariat.
Avoir de bonnes qualités rédactionnelles.
Savoir gérer des tâches de manière autonome selon les procédures applicables.
Savoir gérer les échéances.
Capacités d'adaptation.
Avoir le sens du travail en équipe et transmettre l'information de manière claire.
Connaître la procédure d'archivage des documents papiers et de documents numériques.
Avoir un savoir-être favorisant un accueil de qualité et un travail en équipe pluridisciplinaire et transversale.

• Outlook
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers